Что такое инвойс в логистике и грузоперевозках

Содержание статьи:

1. Как сделать инвойс.
2. Как заполнить инвойс правильно.
3. Как оплатить инвойс.
4. Последствия неверного оформления инвойса.
5. Что такое инвойс в грузоперевозках: итоги.

Если вы приобретаете товар за границей, например, в Китае, то главный документ сделки — это Invoice. Он обязательно должен быть на руках при прохождении границы, важен для бухгалтерии и международной торговли в целом. Рассказываем, что означает инвойс, где его взять и почему важна точность до буквы.

Как сделать инвойс

Инвойс, он же счёт-фактура, является платежной квитанцией, которая подтверждает факт покупки у конкретного производителя. Есть два вида этого документа:

• проформа (предварительный инвойс) выставляется при оплате частями или полной предоплате;
• коммерческий готовят после оплаты и отгрузки товара, то есть после фактической покупки.

Что указывается в документе:

1. Номер, дата.
2. Данные продавца и покупателя.
3. Страна производства продукции.
4. Страна отправки.
5. Условия Инкотермс.
6. Валюта, которую используют для расчета.
7. Наименование товара.
8. Количество единиц.
9. Стоимость единицы и общая сумма.
10. Характеристики товара.
11. Тип упаковки.

Где взять инвойс? Его готовит и заполняет поставщик (продавец) товара в электронном виде. Если счет-фактура на бумаге, готовят 5 экземпляров. Один прикладывают к грузу, второй — к накладной, из оставшихся трех копий по одной передают экспортеру, получателю груза и логистической компании.

Если отправку делает юридическое лицо, фактуру заверяют печатью и подписью, если физическое — ставится только подпись. Во время услуги международной логистики документ заполняют на двух языках (английский и язык страны прибытия).

Инвойс пример:

При повторных сделках берут уже заполненный инвойс с данными сторон и меняют только информацию о товаре. Шаблон значительно упрощает и ускоряет процедуру.

Вместе с фактурой подают и упаковочный лист. 

Как заполнить инвойс правильно

Если вы на месте покупателя, важно проверить данные, ведь документ заполняете не вы. Это обязательный шаг! Вся информация должна соответствовать фактическому объему сделки с точностью до единицы, а данные — с точностью до буквы. 

На что обратить особое внимание:

1. Условия Инкотермс. Если вы договорились на FOB или DAP, а в фактуре указано EXW, придется ехать за товаром на склад поставщика. Неверный термин приведет к значительному увеличению расходов.
2. Описание товара. Попросите конкретизировать спецификацию, материал, размер, назначение. К примеру, «женская кофта трикотажная, размер S, черный». Убедитесь, что указано фактическое количество — ни больше, ни меньше.
3. Условия оплаты: четкое указание про предоплату, оплату после поставки или отгрузки.
4. Соответствие с другими документами. Информация должна сбегаться с контрактом, упаковочным листом, сертификатами, декларацией.
5. Данные сторон. При импорте это крайне важно для растаможки. Малейшая ошибка может привести к серьезным проблемам.

Проверка перед сотрудничеством — желательный шаг, если впервые работаете с продавцом. Добросовестные поставщики обычно корректно заполняют все документы на оговоренных условиях.

Как оплатить инвойс

Когда поставщик выставил счет-фактуру, вы должны провести платеж в той валюте и тем методом, о которых договорились. Способы перевода:

1. Банковский: традиционные SWIFT-системы или же банковские онлайн-сервисы.
2. Платежные системы: PayPal, Western Union и другие. Могут снимать высокие комиссии.
3. Внутренние системы на платформах (вроде Alibaba).

Международные переводы по инвойсу сложнее, чем обычный перевод с карты на карту. DiFFreight поможет вам оплатить счет-фактуру несколькими способами:

• SWIFT перевод в долларах на реквизиты поставщика.
• Перевод на карту Alipay в юанях.
• Платеж в юанях на реквизиты компании.

За услугой оплаты обращайтесь к нам: мы порекомендуем самый выгодный способ и проведем платеж без задержек.

Логистические услуги

Получить консультацию

Последствия неверного оформления инвойса

Главные проблемы возникают не во время экспорта, а на этапе таможенной очистки груза на импорт (растаможку) на внутренней таможне в Украине. Именно здесь таможенные органы подробно проверяют и контролируют соответствие товара и ввозимых вами документов. Если во время проверки будут обнаружены несоответствия или ошибки, последствия могут быть следующими:

1. Задержка с длительными разбирательствами.
2. Штраф.
3. Простой товара или перемещение на склад временного хранения (оплачивает владелец груза).
4. Конфискация с последующей утилизацией.

Таким образом, вы можете не просто заплатить до 100% от суммы инвойса в виде штрафа, но и вообще потерять товар без компенсации. 

Отдельно поговорим о важности счет-фактуры при таможенном очищении. Сумма в нем является первым и основным методом определения таможенной стоимости. А на ее основе плюс других платежах уже рассчитывается размер пошлин и сборов. Подтверждение оплаты важно, если таможенники хотят скорректировать стоимость в большую сторону.

Во избежание таких ситуаций мы рекомендуем таможенно-брокерские услуги. Наши брокеры проверят и подготовят нужные документы для успешного прохождения контроля на таможне.

Что такое инвойс в грузоперевозках: итоги

Инвойс — это своеобразный «отчет», который говорит о количестве товара, сторонах сделки, ее условиях и сумме. Он важен для бухгалтерии, ведения ВЭД, таможенного очищения, ведь от суммы счет-фактуры формируется тариф пошлин и налогов. Будьте очень внимательны, принимая документ от поставщика. Если хотите избавить себя от стресса, доверьте проверку DiFFreight — мы имеем огромный опыт работы с инвойсами и успешно проведем таможенное очищение.

FAQ