Що таке інвойс у логістиці та вантажоперевезеннях

Якщо ви придбаєте товар за кордоном, наприклад, у Китаї, то головний документ угоди — це Invoice. Він обов’язково має бути на руках під час проходження кордону, важливий для бухгалтерії та міжнародної торгівлі загалом. Розповідаємо, що означає інвойс, де його взяти та чому важлива точність до літери.

Як зробити інвойс

Інвойс, він же рахунок-фактура, є платіжною квитанцією, яка підтверджує факт покупки у конкретного виробника. Є два види цього документа:

• проформа (попередній інвойс) виставляється при оплаті частинами або повній передоплаті;
• комерційний готують після оплати та відвантаження товару, тобто після фактичної покупки.

Що зазначається в документі:

1. Номер, дата.
2. Дані продавця і покупця.
3. Країна виробництва продукції.
4. Країна відправки.
5. Умови Інкотермс.
6. Валюта, яку використовують для розрахунку.
7. Найменування товару.
8. Кількість одиниць.
9. Вартість одиниці та загальна сума..
10. Характеристики товару.
11. Тип упаковки.

Де взяти інвойс? Його готує і заповнює постачальник (продавець) товару в електронному вигляді або фізичному (або обидва варіанти). Якщо рахунок-фактура на електронні документи, готують 5 екземплярів. Один додають до вантажу, другий — до накладної, з трьох копій, що залишилися, по одній передають експортеру, отримувачу вантажу та логістичній компанії.

Якщо відправку робить юридична особа, фактуру засвідчують печаткою і підписом, якщо фізична — ставиться тільки підпис. Під час послуги міжнародної логістики документ заповнюють двома мовами (англійською та мовою країни прибуття).

Інвойс приклад:

При повторних угодах беруть уже заповнений інвойс з даними сторін і змінюють лише інформацію про товар. Шаблон значно спрощує і пришвидшує процедуру.

Разом із фактурою подають і пакувальний лист. 

Як правильно заповнити інвойс

Якщо ви на місці покупця, важливо перевірити дані, адже документ заповнюєте не ви. Це обов’язковий крок! Уся інформація повинна відповідати фактичному обсягу угоди з точністю до одиниці, а дані — з точністю до букви.

На що звернути особливу увагу:

1. Умови Інкотермс. Якщо ви домовилися на FOB або DAP, а у фактурі вказано EXW, доведеться їхати за товаром на склад постачальника. Невірний термін призведе до значного збільшення витрат.
2. Опис товару. Попросіть конкретизувати специфікацію, матеріал, розмір, призначення. Наприклад, «жіноча кофта трикотажна, розмір S, чорна». Переконайтеся, що зазначено фактичну кількість — ні більше, ні менше.
3. Умови оплати: чітка вказівка про передоплату, оплату після поставки або відвантаження.
4. Відповідність з іншими документами. Інформація повинна збігатися з контрактом, пакувальним листом, сертифікатами, декларацією.
5. Дані сторін. При імпорті це вкрай важливо для розмитнення. Найменша помилка може призвести до серйозних проблем.

Перевірка перед співпрацею — бажаний крок, якщо вперше працюєте з продавцем. Добросовісні постачальники зазвичай коректно заповнюють усі документи на обумовлених умовах.

Як оплатити інвойс

Коли постачальник виставив рахунок-фактуру, ви повинні провести платіж у тій валюті та тим методом, про які домовились. Способи переказу:

1. Банківський: традиційні SWIFT-системи або банківські онлайн-сервіси.
2. Платіжні системи: PayPal, Western Union та інші. Можуть стягувати високі комісії.
3. Внутрішні системи на платформах (на кшталт Alibaba).

Міжнародні перекази за інвойсом складніші, ніж звичайний переказ з карти на карту. DiFFreight допоможе вам оплатити рахунок-фактуру декількома способами:

• SWIFT-переказ у доларах на реквізити постачальника.
• Переказ на карту Alipay у юанях.
• Платіж у юанях на реквізити компанії.

За послугою оплати звертайтесь до нас: ми порекомендуємо найвигідніший спосіб і проведемо платіж без затримок.

Логістичні послуги

Отримати консультацію

Наслідки неправильного оформлення інвойсу

Головні проблеми виникають не під час експорту, а на етапі митного очищення вантажу на імпорт (розмитнення) на внутрішній митниці в Україні. Саме тут митні органи детально перевіряють і контролюють відповідність товару та документів, які ви ввозите. Якщо під час перевірки виявлять невідповідності або помилки, наслідки можуть бути такими:

1. Затримка з тривалими розглядами.
2. Штраф.
3. Простой товару або переміщення на склад тимчасового зберігання (оплачує власник вантажу).
4. Конфіскація з подальшою утилізацією.

Таким чином, ви можете не просто заплатити до 100% від суми інвойсу як штраф, але й узагалі втратити товар без компенсації.

Окремо поговоримо про важливість рахунку-фактури при митному очищенні. Сума в ньому є першим і основним методом визначення митної вартості. А на її основі плюс інших платежах уже розраховується розмір мит і зборів. Підтвердження оплати важливе, якщо митники хочуть скоригувати вартість у більшу сторону.

Щоб уникнути таких ситуацій, ми рекомендуємо митно-брокерські послуги. Наші брокери перевірять і підготують потрібні документи для успішного проходження контролю на митниці.

Що таке інвойс у вантажоперевезеннях: підсумки

Інвойс — це своєрідний «звіт», який говорить про кількість товару, сторони угоди, її умови та суму. Він важливий для бухгалтерії, ведення ЗЕД, митного очищення, адже від суми рахунку-фактури формується тариф мит і податків. Будьте дуже уважні, приймаючи документ від постачальника. Якщо хочете позбутися стресу, довірте перевірку DiFFreight — ми маємо величезний досвід роботи з інвойсами і успішно проведемо митне очищення.

FAQ