Що таке ТТН і як її оформити

Товарно-транспортна накладна не тільки підтверджує факт перевезення вантажу, а й служить основою для фінансового та бухгалтерського обліку. У цій статті ми розберемо все про первинний документ ТТН: що це, навіщо необхідний, як оформити та які нюанси слід враховувати.

Що таке ТТН

Що означає ТТН? Це «товарно-транспортна накладна». По суті, найважливіший бухгалтерський документ під час вантажоперевезень, який виступає основним юридичним підтвердженням вчинення правочину з транспортування вантажу, який застосовують для обліку та супроводу переміщення товарів. Його оформляють під час будь-якого перевезення, чи то всередині країни, чи то за її межами. Документ підтверджує факт передачі товару від вантажовідправника до перевізника, а потім – до одержувача. Наприклад, якщо здійснюється доставка вантажів з Китаю в Україну, для перевезення обов'язково має бути оформлена ТТН.

Яка різниця між товарно-транспортною накладною та транспортною накладною? Перша використовується для обліку товарів, їх вартості та всіх учасників угоди - вантажовідправника, перевізника і вантажоодержувача. А друга фіксує тільки факт транспортування вантажу й частіше застосовується для внутрішніх цілей вантажоперевізника. Таким чином, ТТН містить у собі більше даних, у тому числі бухгалтерських, і регулює ширші аспекти перевезення.

Для чого потрібна товарно-транспортна накладна

Товарно-транспортна накладна обов'язкова для всіх видів транспортування товарів між юридичними особами. Основні функції ТТН для перевезення вантажу:

• Контроль над рухом товарів. Вона фіксує переміщення вантажу та дані про відповідального за транспортування.
• Бухгалтерський облік. Використовується для того, щоб обліковувати продані товари й витрати на транспортні послуги.
• Документ для перевіряючих органів. У разі перевірки підтверджує легальність перевезення.

Для чого потрібна товарно-транспортна накладна? Вона застосовується для обліку товарів і послуг на всіх етапах перевезення.

Як правильно оформити товарно-транспортну накладну

Оформлення товарно-транспортних накладних вимагає правильного заповнення всіх необхідних полів:

• Інформація про одержувача та відправника. Вказуються повні найменування компаній, адреси, контакти.
• Опис товарів. Детально описуються обсяг, вага, габарити та вартість.
• Інформація про вантажоперевізника. У ТТН вноситься вся необхідна інформація про транспортну компанію, включно з даними про водія та транспорт.
• Номери накладної. Документу присвоюється унікальний код для його ідентифікації, обліку та відстеження.
• Підписи всіх сторін. Документ підписується вантажовідправником, компанією-перевізником і одержувачем.

Як правильно оформити транспортну накладну? Для цього необхідно дотримуватися правил заповнення всіх розділів документа і переконатися в точності внесених даних. Логістична компанія надає ТТН зразок, який допоможе правильно заповнити всі поля. Важливо, щоб документ був заповнений відповідно до встановлених норм, оскільки помилки в оформленні можуть призвести до затримок у доставці або до штрафів під час перевірок.

Основні елементи ТТН:

• Номер ТТН. Документ має унікальний ідентифікатор, який допомагає відстежувати товар. По суті ТТН номер – це спеціальний код, що призначається для позначення конкретного вантажу в системі документообігу.
• Вантажовідправник і вантажоодержувач. Прізвище, ім'я, по батькові всіх учасників, контактні дані сторін та їхні адреси.
• Товар. Опис вантажу, його кількість, вага, вартість.
• Дані про перевізника. Заповнюються тип, марка, модель і номер транспортного засобу, а також інформація про водія.

Що таке серія ТТН? Це додатковий елемент ідентифікації, застосовуваний для класифікації та впорядкування накладних, особливо в компаніях, взаємопов'язаних із приватними перевезеннями. Він присвоюється для полегшення обліку, а також відстеження накладних у бухгалтерії та логістиці.

Хто виписує ТТН? Займається випискою накладних вантажовідправник, але в деяких випадках цей обов'язок передається логістичним компаніям. При цьому всі сторони співпраці (вантажовідправник, перевізник і вантажоодержувач) підписують документ, щоб він отримав правовий статус.

Хто може допомогти оформити ТТН без помилок

Допущення помилок і неточностей під час оформлення товарно-транспортної накладної призводять до штрафів, повернення або затримок транспортування товарів. Тому доцільно звернутися по допомогу до логістичних підприємств і компаній, що надають брокерські послуги.

Хто оформляє товарно-транспортну накладну в Україні? Компанія DiFFreight бере на себе повне оформлення ТТН, включно з перевіркою всіх даних і подачею документів в електронному вигляді. Вона забезпечує правильне оформлення накладної на транспортні послуги та її відповідність міжнародним стандартам. Нещодавно в Україні розпочався перехід на електронні форми товарно-транспортних накладних – е-ТТН. Цей документ оформляється і підписується за допомогою цифрового підпису. Використання е-ТТН дає змогу прискорити процес оформлення та уникнути помилок, характерних для паперових документів.